No artigo “Retificação de registro civil: o que é e quando é necessária?”, discorremos sobre os aspectos da retificação de registro civil, sua previsão legal, hipóteses de cabimento e as modalidades de retificação por via administrativa ou judicial.
Nesse texto passaremos a analisar a modalidade de Retificação de Registro Civil pela via administrativa, ou seja, diretamente no cartório. Vamos lá?
Retificação administrativa de registro civil: quais erros podem ser corrigidos pelo cartório?
O cartório pode corrigir os erros que são evidentes e de fácil constatação, ou seja, erros que não exijam investigação mais profunda para serem avaliados e corrigidos. Alguns exemplos de erros simples que podem ser corrigidos pelo cartório são:
- Erros evidentes: São aqueles erros relacionados à escrita, datas ou outros dados que podem ser prontamente reconhecidos e corrigidos com base nos documentos fornecidos. Ex: sobrenome original “Sousa” mas certidão equivocada apresenta a grafia “Souza”.
- Erros na transcrição de informações: São equívocos cometidos ao transferir dados contidos em decisões judiciais, termos ou solicitações para os registros realizados no cartório.
- Erro na ordem dos registros: São erros na sequência dos números dos livros, páginas, documentos ou nas datas registradas, que acabam saindo fora da ordem correta.
- Ausência de informações: Falta de informações detalhadas como o nome do município e Estado do local de nascimento do titular do registro civil.
- Erros cometidos pelo próprio cartório: São aqueles erros que foram cometidos pelos funcionários do cartório e sua correção não deve gerar custos ao Requerente.
Além dos erros listados acima, outro procedimento bastante comum e relativamente fácil de ser feito é a inclusão ou remoção de sobrenomes. Esse tipo de alteração costuma acontecer, por exemplo, após o casamento, quando a pessoa decide adicionar o sobrenome do cônjuge nos documentos. Vale lembrar que essa escolha é opcional, conforme permite a legislação brasileira.
Da mesma forma, em casos de divórcio, a pessoa pode solicitar a retirada do sobrenome do ex-cônjuge, e isso também pode ser feito diretamente no cartório.
Ainda falando sobre mudanças ligadas ao casamento, também é possível corrigir o estado civil no registro, caso ele tenha sido anotado de forma errada.
Assim, agora que já esclarecemos quais tipos de erro podem ser corrigidos administrativamente, vamos abordar uma parte mais prática: Afinal, como requeremos a retificação administrativa?
Como dar entrada no pedido de retificação administrativa de certidões?
Primeiramente, muitas pessoas possuem a seguinte dúvida: “Precisa de advogado para retificar um registro civil de forma administrativa?” E a resposta é NÃO. Para retificar administrativamente uma certidão não é necessário a assistência de um advogado, bastando o requerimento da pessoa interessada a ser protocolado diretamente no cartório de registro civil que emitiu a certidão a ser corrigida.
Embora a retificação administrativa seja mais simples e mais rápida do que a retificação judicial, se faz necessária a juntada de alguns documentos para protocolar o pedido de correção das certidões.
Quais os documentos necessários para retificar administrativamente uma certidão?
Por obvio, há a necessidade de juntada de documentos que comprovem o erro apontado e a necessidade de correção, mas os documentos a serem apresentados variam conforme os erros que serão corrigidos. Além disso, é importante ressaltar que cada cartório de registro civil pode ter exigências específicas a depender do tipo de correção. Por isso, sempre indicamos que o interessado entre em contato com o cartório para verificar a documentação necessária para que se faça o pedido.
E para que você possa ter uma ideia do tipo de documentação que geralmente se exige na retificação administrativa de registro civil, elencamos abaixo um breve rol de documentos solicitados pelos cartórios:
- Formulário de requerimento: O formulário deve ser devidamente assinado pelo requerente e a assinatura pode ser realizada presencialmente no cartório ou, caso o envio dos documentos ao cartório se dê por e-mail ou correios, há necessidade de assinatura com reconhecimento de firma. Para aqueles requerentes que residem fora do país, o reconhecimento de firma pode ser realizado no consulado brasileiro do país onde reside.
- RG e CPF do Requerente, apresentados de forma original no balcão do cartório ou suas cópias autenticadas.
- Cópia da certidão onde consta o erro a ser corrigido. Caso a certidão tenha rasuras, emendas ou esteja em péssimo estado de conservação que dificulte sua leitura, há a necessidade de apresentação da cópia da certidão em inteiro teor.
- Cópias das certidões que comprovem os dados corretos. Caso essas certidões possuam averbações que não apareçam nas certidões de breve relato, elas devem ser apresentadas em seu formato de inteiro teor. As certidões utilizadas para comprovar os dados corretos devem ser apresentadas em cópias autenticadas e emitidas dentro do prazo máximo de 6 (seis) meses.
- Outros documentos civis capazes de comprovar o erro.
Há pagamento de emolumentos de cartório na retificação administrativa de registro civil?
Se for constatado que o erro aconteceu no momento em que o registro foi lavrado, a correção e a emissão da nova certidão não terão nenhum custo.
Mas, se a mudança na informação aconteceu depois que o registro já havia sido feito, será necessário pagar as taxas de cartório referentes à correção e à emissão de nova certidão, após a análise dos documentos apresentados.
Os emolumentos de cartório variam de estado para estado, por isso, sempre indicamos que o interessado entre em contato com o cartório para se informar dos valores.
E quanto tempo leva a retificação administrativa?
De acordo com os arts. 188 e 198 da Lei de Registros Públicos, o cartório terá o prazo de 10 (dez) dias úteis para analisar o requerimento, a sua legitimidade e os documentos apresentados.
Após a análise, o pedido pode ser deferido, deferido com a condição de apresentação de outros documentos, ou indeferido, sendo que a decisão do cartório será apresentada com justificativa fundamentada.
Caso haja exigência de apresentação de novos documentos, o prazo final para decisão é de 05 (cinco) dias úteis a contar do protocolo dos novos documentos.
E como o fica o prazo para a retificação administrativa de documentos de antepassados para a obtenção/reconhecimento de dupla cidadania?
Bom, nesse caso é possível que os prazos para decisão e retificação previstos nas Leis de Registros Públicos não sejam aplicados, a depender do tipo de erro e correção a serem realizados.
Isto porquê é muito comum nesses casos que o procedimento de retificação seja enviado ao Juiz Corregedor Permanente e ao Ministério Público para opinar e decidir sobre o pedido de alteração, pois muitas das vezes não se tratam de correção sobre erros gráficos ou aparentes.
Por exemplo: isso ocorre nos casos em que as certidões brasileiras do estrangeiro apresentam o seu sobrenome com grafia completamente diversa do sobrenome original, ou apresentam naturalidade diversa, omissão de cidade ou região de nascimento em país estrangeiro, erros de data de nascimento/óbito, erros de filiação e etc.
Tais erros não são evidentes e precisam ser comprovados através das certidões estrangeiras emitidas pelo cartório do país de origem do antepassado, ou até mesmo através de certidões de batismo emitidas pela Paróquia onde ocorreu o batismo religioso e demais documentos que façam a comprovação dos dados corretos. Lembrando que os documentos estrangeiros devem ter sua tradução juramentada e serem apostilados para ter validade no Brasil.
Sendo assim, uma vez que o procedimento é enviado ao Juiz Corregedor, os prazos para decisão e retificação de documentos dependerão da localidade do protocolo do procedimento.
Conclusão
A retificação de registros civis por meio do cartório é um direito de todo cidadão e um passo importante para garantir que as informações nos documentos estejam corretas e reflitam a realidade. Com as facilidades previstas em lei, muitos erros simples podem ser corrigidos sem a necessidade de recorrer à Justiça, tornando o processo mais rápido, prático e acessível.
Se você identificou algum erro em sua certidão de nascimento, casamento ou óbito, procure o cartório responsável e informe-se sobre a possibilidade de correção. Manter os registros atualizados evita problemas no futuro e garante mais segurança jurídica para todos.
E caso você já tenha solicitado uma retificação administrativa e esta lhe foi negada, não se desespere. Você pode requerer que seus documentos sejam retificados por via judicial, através da assistência de um advogado. Mas trataremos sobre a retificação de registro civil judicial em outro momento. Até lá!